ลักษณะรายวิชาย
การนำเสนองาน
หลังจากที่ได้สร้างและตกแต่งสไลด์ และจัดองค์ประกอบต่างๆ ในงานพรีเซนเตชันพร้อมแล้ว ต่อไปก็ถึงเวลานำเสนองานพรีเซนเตชัน
10.1 การสร้าง Summary Slide
Summary Slide คือ การรวบรวมหัวข้อของแต่ละสไลด์ที่ได้กำหนดลงในสไลด์แผ่นเดียว ซึ่ง Summary Slide เป็นบันทึกย่อที่ใช้เก็บข้อมูลที่ต้องการอ้างถึงในระหว่างการนำเสนอ การสร้าง Summary Slide ทำได้ดังนี้
Summary Slide คือ การรวบรวมหัวข้อของแต่ละสไลด์ที่ได้กำหนดลงในสไลด์แผ่นเดียว ซึ่ง Summary Slide เป็นบันทึกย่อที่ใช้เก็บข้อมูลที่ต้องการอ้างถึงในระหว่างการนำเสนอ การสร้าง Summary Slide ทำได้ดังนี้
1. Click mouse ที่ปุ่ม มุมมองปกติ หรือ ไอคอนตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง เพื่อเปลี่ยนมุมมองเป็น Normal View หรือ Slide Sorter View ตามลำดับ ในที่นี้ขอยกตัวอย่างโดยเลือก Slide Sorter View
2. Click mouse เลือกสไลด์ที่ต้องการใส่หัวข้อนั้นลงใน Summary Slide ในขณะเลือก ให้กดปุ่มคีย์บอร์ด <Shift> ค้างไว้ด้วย หรืออาจใช้วิธี Drag mouse ให้ครอบคลุมสไลด์ที่ต้องการได้
3. Click mouse ที่ปุ่ม Summary Slide Button จะเกิดสไลด์แผ่นใหม่ที่รวบรวมหัวข้อสไลด์แต่ละแผ่น ซึ่งเราใช้สรุปประเด็นที่จะนำเสนอในงานพรีเซนเตชันนี้ได้
10.2 การสร้างบันทึกย่อ
การสร้างบันทึกย่อจะช่วยให้ผู้บรรยายสามารถจดจำลำดับหัวข้อในการบรรยาย และควบคุมเนื้อหารวมถึงเนื้อหาในการบรรยายได้เป็นอย่างดี
1. Click mouse เลือกคำสั่ง View>Notes Page (มุมมอง>หน้าบันทึกย่อ) จะปรากฏแผ่นสไลด์อยู่ด้านบน และกล่องข้อความสำหรับพิมพ์บันทึกย่ออยู่ด้านล่าง
2. Click mouse ที่กรอบสี่เหลี่ยมด้านล่าง แล้วพิมพ์ข้อความบันทึกย่อได้ตามต้องการ
10.3 การสร้างเอกสารประกอบการบรรยาย
ในการนำเสนองานนั้น จะต้องมีเอกสารประกอบการบรรยายสำหรับผู้ฟัง ซึ่งเราสามารถใช้ PowerPoint จัดทำให้โดยอัตโนมัติ โดยกำหนดจำนวนสไลด์ที่จะพิมพ์ได้ว่าจะประกอบด้วย 2, 3 หรือ 6 แผ่นสไลด์อยู่ในหนึ่งหน้าเอกสาร ดังนี้
1. Click mouse เลือกคำสั่ง View>Master>Handout Master (มุมมอง>ต้นแบบ>ต้นแบบเอกสารประกอบคำบรรยาย) จะปรากฏแถบเครื่องมือ Handout Master (ต้นแบบเอกสารประกอบคำบรรยาย)
2. Click mouse กำหนดรูปแบบเอกสารประกอบการบรรยาย ดังนี้
§ พิมพ์ 1 สไลด์ต่อหน้า
§ พิมพ์ 6 สไลด์ต่อหน้า
§ พิมพ์ 2 สไลด์ต่อหน้า
§ พิมพ์ 9 สไลด์ต่อหน้า
§ พิมพ์ 3 สไลด์ต่อหน้า
§ แสดงการจัดตำแหน่งของเค้าร่าง เหมือนในมุมมอง Outline
§ พิมพ์ 4 สไลด์ต่อหน้า
§ แสดง/กำหนดเค้าโครงสำหรับใส่ วันที่ เลขหน้าสไลด์ ข้อความบนหัวสไลด์ และท้ายเอกสารประกอบคำบรรยาย
§ Close Master View ปิด Master View
เมื่อเราได้สร้างเอกสารประกอบการบรรยายเสร็จแล้ว เราสามารถพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยายนี้ให้กับผู้ฟังการบรรยายได้ โดยเอกสารที่พิมพ์ออกมานั้นจะมีรูปแบบตามที่เรากำหนดจากภาพตัวอย่างจะมีรูปแบบเท่ากับการพิมพ์ 4 สไลด์ต่อหน้า สำหรับการสั่งพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย จะขอกล่าวในตอนต่อไป
10.4 ตรวจสอบงานก่อนพิมพ์ด้วย Print Preview
Print Preview เป็นการตรวจสอบสไลด์ที่เป็นเอกสารประกอบการบรรยายสำหรับผู้เข้าชม และเอกสารบันทึกย่อที่รวมข้อสำคัญสำหรับวิทยากร โดยจะแสดงผลลัพธ์ที่ได้อยู่บนหน้าจอเหมือนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทุกประการ เพื่อให้เราสามารถตรวจสอบความถูกต้อง และแก้ไขข้อผิดพลาดได้ก่อนสั่งพิมพ์จริง
1. Click mouse ปุ่มไอคอน Print Preview ในแถบเครื่องมือเพื่อเข้าสู่ Print Preview
2. เราสามารถดูรายละเอียดได้ด้วยการขยายหน้ากระดาษส่วนที่เราต้องการให้ใหญ่ขึ้นโดยเลื่อนไป Click mouse บริเวณที่ต้องการ ถ้าต้องการกลับไปดูข้อมูลแบบเต็มหน้ากระดาษก็ให้ Click mouse อีกครั้งหนึ่ง
สำหรับความหมายของปุ่มต่างๆ ในแถบเครื่องมือ Print Preview มีดังนี้
เมื่อเรา Click mouse ปุ่ม สามเหลี่ยมเล็กๆ สีดำ จากช่อง Print What ก็จะแสดงรายการให้เราเลือกสิ่งที่ต้องการจะพิมพ์ โดยมีตัวเลือกต่างๆ ดังนี้
ตัวเลือก
|
คำอธิบาย
|
Slide
Handout
Note pages
Outline View
|
ให้พิมพ์สไลด์
ให้พิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยายสำหรับแจกผู้ฟัง ซึ่งกำหนดคุณสมบัติของการพิมพ์ที่อยู่ในกรอบ Handouts เพิ่มเติม ดังนี้
1 Slide peer page พิมพ์ 1 สไลด์ใน 1 หน้า
2 Slide peer page พิมพ์ 2 สไลด์ใน 1 หน้า
3 Slide peer page พิมพ์ 3 สไลด์ใน 1 หน้า
4 Slide peer page พิมพ์ 4 สไลด์ใน 1 หน้า
6 Slide peer page พิมพ์ 6 สไลด์ใน 1 หน้า
9 Slide peer page พิมพ์ 9 สไลด์ใน 1 หน้า
ให้พิมพ์บันทึกย่อสำหรับผู้บรรยาย
พิมพ์ข้อความในมุมมอง Outline
|
นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดค่าต่างๆ ก่อนที่จะสั่งพิมพ์ได้ โดยกำหนดตัวเลือกดังนี้
ตัวเลือก
|
คำอธิบาย
|
Hander aqnd Footer
Color/Grayscale
Scale to Fit Paper
Frame Slide
Print Order
|
ใส่ข้อมูลในหัวกระดาษ และท้ายกระดาษ
กำหนดโหมดสีของสไลด์ เป็นภาพสีหรือขาวดำ
กำหนดให้ขนาดสไลด์ขยายพอดีกับหน้ากระดาษ
กำหนดให้มีเส้นกรอบล้อมรอบสไลด์
การวางลำดับของสไลด์ คือ Horizonal พิมพ์จัดวางลำดับไปทางแนวนอน ส่วน Vertical พิมพ์จัดวางลำดับไปทางแนวตั้ง
|
10.5 งานพรีเซนเตชั่นกับการพิมพ์
เมื่อได้เตรียมตัวพร้อมแล้ว หากต้องการพิมพ์งานพรีเซนเตชั่นออกทางเครื่องพิมพ์โปรแกรม PowerPoint ช่วยพิมพ์ส่วนต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นสไลด์ บันทึกย่อสำหรับผู้พูด หรือเอกสารสำหรับพิมพ์แจกให้ผู้ฟัง ซึ่งในการพิมพ์เอกสารต่างๆ เหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากที่จะใช้ประกอบในการนำเสนองานพรีเซนเตชั่น โดยการสั่งพิมพ์ มีขั้นนตอนดังนี้
1. เลือกคำสั่ง File>Print (แฟ้ม>พิมพ์) หรือกดปุ่ม <Ctrl+P>
2. เลือกชนิดเครื่องพิมพ์ ซึ่งต้องตรงกับเครื่องพิมพ์ที่ต่ออยู่กับเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา
3. แสดงกลุ่มตัวเลือก Print range ให้เรากำหนดลำดับของสไลด์ที่ต้องการจะพิมพ์
§ All พิมพ์สไลด์ทั้งหมด
§ Current Slide พิมพ์สไลด์ที่กำลังแสดงอยู่
§ Selection พิมพ์สไลด์ที่เลือกไว้
§ Custom Show พิมพ์สไลด์ที่เลือกไว้เป็นชุด
§ Slides พิมพ์สไลด์ตามลำดับที่ระบุไว้
4. กำหนดจำนวนชุดเอกสารที่จะพิมพ์ในช่อง Copies
5. เลือกลักษณะการเรียงพิมพ์ได้ 2 แบบ คือ
- พิมพ์แบบเรียงหน้าจนหมดทีละชุด
- พิมพ์แบบที่ละหน้าตามจำนวนชุดที่สั่ง
6. ในกรอบ Print What: (สิ่งที่พิมพ์) ให้เลือกสิ่งที่ต้องการสั่งให้พิมพ์จากช่องรายการ โดยสามารถดูภาพตัวอย่างได้จากหัวข้อที่ผ่านเรื่องมา “ตรวจสอบงานก่อนพิมพ์ด้วย Print Preview”
§ Slide ให้พิมพ์สไลด์
§ Note Pages ให้พิมพ์บันทึกย่อสำหรับผู้บรรยาย
§ Handout ให้พิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยายสำหรับแจกผู้ฟังซึ่งจะต้องกำหนด
คุณสมบัติของการพิมพ์ที่อยู่ในกรอบ Handouts เพิ่มเติมดังนี้
Slides per page กำหนดจำนวนของสไลด์ที่จะพิมพ์อยู่ในหนึ่งหน้า
Order การวางลำดับของสไลด์ คือ Horizontal พิมพ์จัดวางลำดับไปทาง แนวนอน ส่วน Vertical พิมพ์จัดวางลำดับไปทางแนวตั้ง
§ Outline View พิมพ์ข้อความในมุมอง Outline
7. Click mouse ปุ่ม OK หลังจากนั้นก็จะได้เอกสารจากการพิมพ์
10.6 การตั้งเวลาในการบรรยายสไลด์
ก่อนที่จะพรีเซนงานเราควรทำการซักซ้อมการบรรยายและนำเสนอสไลด์ เพื่อควบคุมเวลาในการนำเสนอให้เป็นไปอย่างเหมาะสม โดยใช้ PowerPoint ช่วยนับเวลาในการนำเสนอของสไลด์ในแต่ละแผ่นและทั้งหมด
1. เลือกคำสั่ง Slide Show>Rehearse (นำเสนอภาพนิ่ง>ทดสอบการใช้เวลา) ปรากฏหน้าจอการแสดงสไลด์ ให้เราเริ่มบรรยายตามบทที่เตรียมไว้ โดยที่แถบคำสั่ง Rehearsal จะช่วยเราในการนับเวลาของการนำเสนอได้ ดังนี้
10.7 การบันทึกเสียงประกอบการบรรยาย
หากเราไม่ต้องนำเสนองานพรีเซนเตชั่นด้วยการบรรยายเสียงสดๆ สามารถทำได้โดยการบันทึกเสียงการบรรยายประกอบกับการนำเสนอสไลด์เข้าด้วยกัน เมื่อนำเสนองานอีกครั้งก็จะแสดงสไลด์พร้อมกับคำบรรยายได้สมบูรณ์
ก่อนที่เราจะบันทึกเสียงคำบรรยายนั้น เราต้องติดตั้งและทดสอบอุปกรณ์ที่ใช้ในการบันทึกเสียงให้พร้อม คือ ซาวนด์การ์ด ไมโครโฟน และลำโพง แล้วเริ่มบันทึกคำบรรยายได้ดังนี้
1. เลือกคำสั่ง Slide Show>Record Narration (นำเสนอภาพนิ่ง>บันทึกคำบรรยาย)
2. จะแสดงหน้าจอของการบันทึกคำบรรยาย ซึ่งแสดงข้อมูลต่อไปนี้
§ Quality: คุณภาพของเสียง
§ Disk use: พื้นที่ดิสก์ที่ใช้บันทึกต่อวินาที
§ Free disk space: พื้นที่ว่างบนดิสก์
§ Max record time: เวลาที่สามารถทำการบันทึกได้มากที่สุด
3. Click mouse ที่ปุ่ม Set Microphone Level… เพื่อเข้าสู่หน้าต่างของการปรับระดับความดังของเสียงจากไมโครโฟน ใช้เมาส์เลื่อนสไลด์เพื่อปรับระดับความดังของสียง แล้ว Click mouse ที่ปุ่ม OK
4. Click mouse ที่ปุ่ม Change Quality… เพื่อเข้าสู่หน้าต่างสำหรับการปรับคุณภาพของเสียง ซึ่งมีตัวเลือกดังนี้
§ Name: กำหนดคุณภาพในการบันทึกเสียง ประกอบด้วยตัวเลือก
CD Quality จะมีคุณภาพเสียงดีที่สุด (ระดับเสียงจากซีดี)
Radio Quality จะมีคุณภาพเสียงอยู่ในระดับกลาง (ระดับเสียงจากวิทยุ)
Telephone Quality จะมีคุณภาพเสียงต่ำ (ระดับเสียงจากโทรศัพท์)
§ Format: รูปแบบไฟล์เสียงที่ใช้ (โดยปกติใช้แบบ PCM ก็ได้)
§ Attributes: กำหนดระดับคุณภาพเสียง คือ สเตอริโอ/โมโน, ความถี่เสียง และขนาดการบันทึกข้อมูลที่ 8 บิต/16 บิต ซึ่งค่าเหล่านี้จะมีผลต่อขนาดของไฟล์เสียงที่ได้ (ถ้าเรากำหนดบันทึกเสียงให้ใกล้เคียงต้นฉบับ ไฟล์เสียงที่ได้จะมีขนาดใหญ่กว่า)
เมื่อกำหนดค่าต่างๆ เสร็จแล้วให้ Click mouse ปุ่ม OK
5. Click mouse ปุ่ม Browse… เพื่อกำหนดตำแหน่งที่ใช้เก็บไฟล์เสียงที่ได้จากการบันทึก
6. เนื่องจากปกติเสียงที่บันทึกไว้จะถูกเก็บรวมไว้ในไฟล์งานพรีเซนเตชั่น หากไฟล์มีขนาดใหญ่มากๆ จะทำให้ไฟล์เสียได้ ดังนั้น Click mouse เลือก ถูก Link narrations in: เพื่อบันทึกเสียงแยกเก็บไว้เป็นไฟล์ของสไลด์ในแต่ละแผ่น และเราสามารถซ่อมเสียงที่บันทึกแยกออกไปได้สะดวกยิ่งขึ้น
Click mouse ปุ่ม OK ก็จะปรากฏหน้าจอของการนำเสนอสไลด์ซึ่งโปรแกรมจะเริ่มบันทึกเสียง และให้เราพูดบรรยายนำเสนองานได้ ในระหว่างที่บันทึกอยู่นั้นเราสามารถหยุดการบันทึกเสียงไว้ชั่วขณะ โดยการ Click mouse ปุ่มขวา และเลือกคำสั่ง Pause Narration
1. เมื่อบันทึกเสียงทุกสไลด์แล้ว จะแสดงข้อความให้ทราบว่าคำบรรยายได้ถูกบันทึกไว้กับแต่ละสไลด์แล้ว และให้เรายืนยันว่าจะบันทึกกากำหนดเวลาสไลด์ด้วยหรือไม่ ให้ Click mouse ปุ่ม Save
2. แสดงไอคอนให้ทราบว่าเป็นสไลด์ที่ได้บันทึกเสียง และเมื่อเรานำเสนองานพรีเซนเตชั่นก็จะแสดงทั้งภาพ และเสียงเหมือนกับที่ได้บันทึกไว้อย่างสมบูรณ์
10.8 การนำเสนองานพรีเซนเตชั่น
เมื่อเราได้สร้าง และเตรียมงานพรีเซนเตชั่นไว้เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็จะเป็นการนำเสนองานพรีเซนเตชั่น โดยการควบคุมการแสดงผลหน้าจอในขณะทำการพรีเซน เช่น การใช้ปากกา การเปลี่ยนไปยังสไลด์แผ่นที่ต้องการ
1. การแสดงสไลด์ด้วยมุมมอง Slide Show
การแสดงสไลด์โดยใช้คอมพิวเตอร์นั้น เราสามารถทำได้ง่ายๆ ดังนี้ เลือกคำสั่ง Slide Show>View Show (นำเสนอภาพนิ่ง>ชมการนำเสนอ) หรือ Click mouse ที่ปุ่มไอคอน การนำเสนอภาพนิ่ง
2. การเปลี่ยนแผ่นสไลด์ในขณะนำเสนอ
ในขณะแสดงสไลด์อยู่นั้น เราสามารถกำหนดว่าจะเปลี่ยนสไลด์ไปยังแผ่นใดก็ได้ดังนี้
เปลี่ยนเป็นแผ่นถัดไป (Next) / แผ่นก่อนปัจจุบัน (Previous)
การเปลี่ยนสไลด์ที่ต้องการจากหัวเรื่อง
ในระหว่างนำเสนองานพรีเซนเตชั่นอยู่นั้น อาจจะมีบางครั้งที่เราต้องการบรรยายอ้างอิงถึงเนื้อหาที่ไม่อยู่ในลำดับที่ว่างไว้ เราสามารถกระโดดข้ามไปยังสไลด์ที่ต้องการ ทำให้มีความสะดวกและรวดเร็วขึ้น ดังนี้
3. การใช้ลูกศรและปากกาเน้นจุดสำคัญ
ในปกติเราจะใช้ลูกศรเป็นตัวชี้ประกอบการบรรยาย แต่ถ้าเราต้องการจะขีดเขียนข้อความหรือรูปต่างๆ เพื่อเน้นส่วนที่กำลังนำเสนออยู่ให้น่าสนใจยิ่งขึ้น โดยการเปลี่ยนตัวชี้ให้เป็นปากกาได้ดังนี้
ถ้าต้องการเปลี่ยนสีปากกา
ให้ Click mouse ปุ่มขวาที่จอภาพขณะแสดงสไลด์ เลือก Pointer Option>Pen Color>เลือกสีปากกา
(เลือกตัวชี้>สีปากกา>เลือกสีปากกา)
4. การออกจาก Slide Show
การออกจากการแสดงสไลด์ในมุมมอง Slide Show ทำได้ง่ายๆ คือกดปุ่มคีบอร์ด <Esc> หรือ Click mouse ปุ่มขวาแล้วเลือก End Show
สรุปท้ายบท
บทสุดท้ายนี้เป็นการนำเสนองาน จัดว่าเป็นเรื่องหนึ่ง ที่ผู้นำเสนองานจะต้องเตรียมพร้อมในเรื่องการเตรียมตัว การสร้างเอกสารประกอบการบรรยาย และรู้วิธีการนำเสนอที่สามารถดำเนินเรื่องไปยังสไลด์ในหน้าต่าง รวมทั้งการเน้นจุดสำคัญในเนื้อหาของสไลด์ที่กำลังบรรยายให้เข้าใจได้มากยิ่งขึ้น